Caso real
Portes Prat: 5 horas a la semana recuperadas automatizando la facturación
Por Jan Llopis Aragonés ·
Portes Prat es una empresa de puertas automatizadas que factura pedidos todos los días. La persona que lleva la administración se pasaba horas metiendo datos a mano: mirar el correo, pasar cada factura a Excel, revisar albaranes y cuadrar cada factura una por una. Desde ElevateConIA montamos un sistema que lee esas facturas y las pasa al mismo Excel que ya usaban, sin cambiar de software. La persona solo da el visto bueno final. Resultado: 5 horas a la semana que ahora dedica a organizar la agenda y a comunicar internamente lo que los clientes necesitan.
Este es el caso completo: qué vi en su oficina, qué no era el problema, qué montamos y qué haría si en tu empresa pasa lo mismo.
¿Qué pasaba en la oficina de Portes Prat?
Fui a sus oficinas. Físicamente, a ver cómo trabajan. Lo que vi fue esto: la persona encargada de la parte administrativa se pasaba el día entero mirando mails, pasando facturas a Excel a mano y ordenándolo todo para no liarse.
Facturan pedidos todos los días, así que el proceso se repetía a diario: cada factura había que meterla a mano, revisar el albarán y cuadrarla una por una. Algunos días se quedaba horas extra solo para acabar eso.
Nada de ese trabajo requería su criterio. Era repetir el mismo proceso, una y otra vez. No pedía cabeza, pedía tiempo.
Verlo en persona cambia cómo lo entiendes. No es una cifra en una hoja de cálculo, es alguien quedándose después de su hora por tareas que no le tocaba hacer.
¿Les faltaba un programa?
No. Tenían lo que necesitaban: el correo por el que llegan las facturas y el Excel con el que ya trabajaban. Lo que no tenían era el paso que va del uno al otro. Ese paso lo hacía una persona, a mano, cada día.
Es lo que veo en casi todas las pymes con las que hablo. No les falta una herramienta: pagan una, a veces dos o tres. El problema es que ninguna encaja del todo en cómo trabajan de verdad, así que hacen media tarea con el programa y la otra media a mano. Ese hueco es el que se come las horas.
Por eso no llegué con otro programa más. Miré cómo trabajaban, encontré la tarea que más pesaba y la automaticé encima de lo que ya tenían.
¿Qué montamos sin cambiar de herramientas?
Un sistema que lee las facturas que llegan al correo y pasa los datos al Excel que ya usaban. Sobre sus herramientas, sin cambiar de software y sin que tuvieran que tocar nada por su parte.
La persona de administración ya no pasa las facturas a mano. Revisa lo que el sistema ha dejado preparado y da el visto bueno final. El criterio sigue siendo suyo; lo mecánico, no.
No es un chatbot. Es un sistema que hace una tarea concreta de principio a fin.
¿Qué resultado dio?
Resultado: 5 horas a la semana que antes se iban en tareas mecánicas.
Esas horas ahora las dedica a organizar mejor la agenda y a comunicar internamente lo que los clientes necesitan. Trabajo que sí pide su criterio.
Esto es lo que más me gusta de automatizar: no es quitarle trabajo a nadie, es devolverle tiempo para lo que sí importa.
Un lector lo dijo así en LinkedIn: “Qué importante es adaptarse a la operación de los clientes para disminuir la resistencia al cambio que pueda generar una solución de este estilo”. Es eso. Si el sistema se adapta al negocio y no al revés, nadie tiene que tocar nada.
Si en tu empresa pasa lo mismo
Si hay alguien perdiendo horas cada semana en algo así, seguramente se puede automatizar. Y haría lo mismo que en Portes Prat: mirar cómo trabajáis antes de proponer nada. Qué llega, por dónde, quién lo pasa a mano y dónde se queda a medias.
El primer paso es un diagnóstico gratuito de 30 minutos. Salimos con el número exacto de horas y euros que se van en esa tarea. Si quieres verlo antes, la calculadora te lo da con dos datos: las horas a la semana y lo que vale una hora de esa persona.
Y la garantía es la misma que en la web para cualquier empresa: si en 30 días el sistema no corre solo y no has recuperado un mínimo de 5 horas semanales, te devolvemos el 100% del setup. Condición única: darnos acceso a tus herramientas en la primera semana.
Preguntas frecuentes
¿Portes Prat tuvo que cambiar de programa?
No. El sistema se montó sobre el correo y el Excel que ya usaban. Cambiar de software nunca es un requisito.
¿Qué hace exactamente el sistema?
Lee las facturas que llegan al correo y pasa los datos al Excel de siempre. La persona de administración revisa el resultado y da el visto bueno final.
¿Cuánto tarda montar algo así?
El compromiso son 30 días desde la implementación. En perfiles estándar suele estar listo entre 14 y 21 días.
¿Y si en mi empresa no funciona?
Si en 30 días el sistema no corre solo y no has recuperado un mínimo de 5 horas semanales, te devolvemos el 100% del setup. Sin letra pequeña.