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Cuánto te cuesta la administración manual cada mes (y cómo calcularlo)
Por Jan Llopis Aragonés ·
Coste mensual de la administración manual = horas a la semana × lo que vale una hora × 4,3 semanas. Es la fórmula de la calculadora de ElevateConIA. En la home lo redondeo a 4 semanas para que se lea de un vistazo: 5 h/semana × 60 €/h = 1.200 €/mes. 14.400 € al año que estás asumiendo sin verlos en ninguna factura. Con las 4,3 semanas exactas, la calculadora da 1.290 € al mes y 15.480 € al año.
Si diriges una empresa, sabes que pierdes tiempo en tareas mecánicas. Lo que casi nadie sabe es cuánto le cuesta eso al mes. Y es normal. Este artículo va de ponerle número.
¿Por qué casi nadie ha calculado lo que le cuesta la administración manual?
Cuando llevas años haciendo la facturación o los papeles a mano, deja de parecerte un coste. Se vuelve parte del lunes. No sale en ninguna factura ni en ninguna nómina.
En los comentarios de LinkedIn alguien lo clavó: el que lleva años haciéndolo a mano no percibe el coste, lo normaliza. Pagas un programa que en teoría hace todo eso y aun así buena parte del trabajo lo sigues haciendo tú. Como siempre ha sido así, parece gratis.
Pero pon el número encima de la mesa. Las horas que se van cada semana en eso, por lo que vale una hora tuya. De repente ese “es lo que hay” se convierte en una cifra que incomoda. Y casi nadie la ha calculado nunca.
¿Cómo se calcula el coste de la administración manual?
Necesitas dos datos. Las horas a la semana que se van en tareas administrativas que no requieren tu criterio. Y lo que vale una hora administrativa: la hora de la persona que las hace. Si eres tú, lo que vale una hora tuya.
La fórmula es esta: coste mensual = horas a la semana × valor de la hora × 4,3 semanas. Un mes no tiene 4 semanas justas; la calculadora cuenta 4,3. El coste anual es el mensual por 12.
El ejemplo de la home lo redondea a 4 semanas: 5 h/semana × 60 €/h = 1.200 €/mes, 14.400 € al año.
La calculadora de la web usa las 4,3 semanas y da el resultado exacto. Con esos mismos datos, 5 horas a la semana a 60 € la hora, salen 1.290 € al mes y 15.480 € al año. Si son varias personas, multiplica por las personas: dos personas con esas mismas horas son 2.580 € al mes, con la misma fórmula.
¿Qué haces con el número?
Lo primero, no asustarte. El número no ha cambiado nada: llevaba ahí todos los meses. Lo único nuevo es que ahora lo ves.
Lo segundo, mirar de dónde sale. Casi siempre hay una tarea que pesa más que el resto: la facturación, los cobros, pasar facturas del correo al Excel. Esa es la que se automatiza primero, porque es la que se paga sola el primer mes.
Ese es el primer paso que hago con la gente: ponerle número exacto a lo que están perdiendo, sin que tengan que contratarme para nada. Es un diagnóstico gratuito de 30 minutos. Salimos con el número exacto de horas y euros. Después decides tú.
¿Sale más a cuenta contratar a un administrativo?
Es la pregunta lógica. Un administrativo a media jornada cuesta más de 10.000 € al año, cada año. Y sigue siendo alguien pasando datos de un sitio a otro.
Un sistema que hace esa tarea solo se paga una vez. El setup se amortiza en 5 a 9 semanas y no se pone enfermo ni se va de vacaciones. La persona que hacía eso sigue en la empresa, con tiempo para lo que sí pide su criterio.
En Portes Prat, una empresa de puertas automatizadas, fueron 5 horas a la semana recuperadas sin cambiar de software. La calculadora te enseña en la última línea lo que recuperas al año con solo 5 horas a la semana.
Qué haría en tu caso
Primero, calcular. Abre la calculadora y pon las horas a la semana y lo que vale una hora (y cuántas personas, si son varias). Te da el coste al mes, al año y lo que recuperarías con solo 5 horas a la semana.
Segundo, si la cifra te incomoda, un diagnóstico gratuito. Miramos cómo trabajas hoy, qué tarea pesa más y le ponemos número exacto. Ese paso lo hago sin que tengas que contratarme para nada.
Y si lo montamos, la garantía es la de la web: si en 30 días el sistema no corre solo y no has recuperado un mínimo de 5 horas semanales, te devolvemos el 100% del setup.
Preguntas frecuentes
¿Qué cuento como tareas administrativas?
Todo lo que se repite y no requiere tu criterio: facturación recurrente, cobros y recordatorios, albaranes y partes de trabajo, pasar facturas del correo al Excel o al programa, documentación y pólizas. Si lo haces igual cada semana, cuenta.
¿Y si son varias personas?
La calculadora multiplica por el número de personas. Pon las horas medias de cada una y cuántas son.
¿Cuánto se recupera de verdad?
El mínimo garantizado son 5 horas a la semana. Si en 30 días desde la implementación no las has recuperado y el sistema no corre solo, te devolvemos el 100% del setup.